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Son soluciones tecnológicas para la automatización de tareas y procedimientos repetitivos que permite mediante robots de software imitar las acciones que realizamos hacia los diferentes sistemas de forma que estas tareas se realicen sin la intervención de personas.
Antes de continuar explicando que podemos hacer con un RPA, hay dos temas que considero importante tener en mente:
Si existe una tarea que la está realizando un computador hay unas altas posibilidades de que pueda ser realizada por un robot de software
Entre el 10 % a 20% de las horas de trabajo que realizan las personas que se dedican a tareas informáticas, que generalmente son aburridas y repetitivas, representa una gran cantidad de tiempo que se desperdicia en procesos que se pueden automatizar fácilmente con un robot de software (RPA)
¿Cómo puede ayudar la implementación de un RPA en tu negocio?
Al crear robots de software (RPA) para tareas específicas permite reducir o eliminar cargas de trabajo de las personas en procesos de front-office y back-office ya que puede integrarse de forma poco invasiva con cualquier aplicación que ejecuten desde su PC de escritorio.
Adicionalmente, solo la actividad de levantamiento y documentación del proceso a intervenir ya está aportando a la mejora y optimización del proceso.
¿Qué califica un proceso para la implementación de un RPA?
Si el proceso objetivo se pueden convertir en "subprocesos", esto facilita el entendimiento e implementación de mejoras en la operación y adicionalmente mejoras sustanciales en velocidad resultante de los entregables de cada etapa o "subprocesos". (vista de un Software RPA Rocketbot)
Si el proceso objetivo requiere distintas fuentes de información , interna o externa a la empresa. La implementación de un RPA sin duda podrá mostrar mejoras significativas en el resultado final al ahorrar tiempos de interconsulta, especialmente cuando se requiere extraer información de distintos sistemas , bases de datos, páginas web etc.
Si el proceso objetivo contiene altas repeticiones se puede asociar fácilmente a ahorros de tiempo al implementar un RPA . Éste es un buen indicador para seleccionar el proceso pero siempre se debe considerar en conjunto a otros indicadores.
Es importante también considerar que las tareas más engorrosas e inductoras de estrés pueden no necesariamente calificar para RPA. Cuando se realiza un análisis desde un punto de vista técnico (datos no estructurados por ejemplo) o porqué el ahorro en dicho proceso no cubre la inversión del proyecto de implementación y operación del RPA la viabilidad del proyecto está en riesgo .
Tres Criterios importante a considerar para que un proceso sea efectivamente automatizado
2 Sistemas - Debe tener el proceso como mínimo, a mayor esfuerzo manual, mayor probabilidad de error humano y, por lo tanto, mayor compatibilidad con una implementación de RPA.
Los datos deben estar estructurados - A menudo existiendo en una base de datos tradicional de filas y columnas (a diferencia de los datos no estructurados, como el texto y el contenido multimedia, que es más adecuado para la interpretación humana).
Tareas altamente repetitivas y en grandes cantidades y frecuencia - El proceso sigue un sistema basado en reglas para tomar decisiones y determinar los resultados del próximo paso.
Existe dos tipos de RPA y dependiendo del problema que se requiere solucionar, aplicará uno de ellos :
Robot Atendido ( RA)
Un robot que trabaja conjuntamente con agentes humanos ayudándolos a completar procesos automáticamente. Este comparten la PC con el usuario humano. Pueden ejecutar procesos sólo a pedido y siguiendo la orden de ejecución de un usuario en su máquina local y no soportan administración remota o la posibilidad de planificar su ejecución para un determinado momento.
Uso General : Se utiliza en tareas manuales, repetitivas, basadas en reglas predefinidas que contienen puntos de decisión que requieren la intervención humana debido a la necesidad de aplicar un criterio discrecional o de alta complejidad o volatilidad de la información utilizada para tomar la decisión.
Ideal para ser utilizado en : Service Desks, Help Desks and Call Centers.
Robot Desatendido (RD)
Un robot que trabaja de forma independiente de cualquier acción de un agente humano.
Los robots desatendidos se ejecutan en servidores con lo cual no bloquean el uso de la PC del usuario. Su ejecución puede ser controlada remotamente o programada para iniciar o finalizar en un determinado horario del día.
Uso General : En tareas manuales, repetitivas, basadas en procesos de back-office con reglas previamente definidas y que no requiere ninguna intervención humana para aplicar todas las decisiones necesarias.
Ideal para ser utilizado en: Cualquier tipo de proceso de back-office que pueda ser automatizado.
Algunas ventajas de la implementación y operación de una RPA..
De Horas a Minutos -Reduce el tiempo de proceso de Horas a minutos aumentando la productividad
Reduce hasta 70% el costo - Más tareas en menos tiempos
Escalable - Pueden trabajar más robots a medida que necesita mayor poder
de procesamiento
Mejora experiencia cliente - Aumenta la satisfacción de clientes internos mediante la reducción del trabajo que no aporta valor y externos con el aumento de la velocidad de atención
24 x 7 x 365 - Los Robot pueden trabajar 24 x 7 x 365 programados para funcionar en manera eficiente
0% de error humano - Reduce el margen de error mejora el compliance y evita el error humano
Cero cambios en los sistemas - No son necesarios cambios en los sistemas TI o en los procesos